Στο άρθρο 3 του Ν 4308/2014, για την εφαρμογή των Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων (ΕΛΠ) από 1/1/2015, γίνεται, με ιδιαίτερη έμφαση, αναφορά στο λογιστικό σύστημα της οντότητας.
Συγκεκριμένα, εισάγονται οι όροι«λογιστικά αρχεία» και «λογιστικά στοιχεία», οι οποίοι παραπέμπουν στα τηρούμενα βιβλία από την οντότητα και στα εκδιδόμενα ή λαμβανόμενα από αυτήν, παραστατικά, ενώ ορίζονται οι κανόνες για την διασφάλιση της αξιοπιστίας του λογιστικού συστήματος.
Περαιτέρω, στις σχετικές διατάξεις υπογραμμίζεται ότι το λογιστικό σύστημα της οντότητας περιλαμβάνει τις διαδικασίες και τις μεθόδους για την καταχώριση των σχετικών συναλλαγών και λογιστικών γεγονότων στα λογιστικά βιβλία, καθώς και τους κανόνες για την κατάρτιση των χρηματοοικονομικών καταστάσεων. Με την Πολ. 1261/3.12.2105, διευκρινίστηκε ότι «όπου σε άλλους νόμους γίνεται χρήση του όρου «Βιβλία και στοιχεία» ο όρος αυτός αναφέρεται στα λογιστικά αρχεία (λογιστικά βιβλία και λογιστικά στοιχεία) του νόμου 4308/2014».
Η οντότητα μπορεί να τηρεί τα λογιστικά της αρχεία είτε με ηλεκτρονικό τρόπο, σε οποιαδήποτε μορφή, είτε ως χειρόγραφα αρχεία (φυσικά μέσα), στα οποία ωστόσο, θα πρέπει να περιέχονται όλες οι απαραίτητες πληροφορίες, τόσο για την αποτύπωση και καταγραφή των συναλλαγών (με δυνατότητα άμεσης διασταύρωσης βάσει των οικείων δικαιολογητικών), όσο και για την αναγκαία προετοιμασία της κατάρτισης των χρηματοοικονομικών καταστάσεων, στο τέλος της περιόδου αναφοράς.
Υπό την έννοια αυτή, τα λογιστικά αρχεία, όπως ορίστηκαν ανωτέρω, περιλαμβάνουν τόσο τις βάσεις των πρωτογενών πληροφοριακών δεδομένων, όσο και τα δικαιολογητικά των συναλλαγών και των λογιστικών γεγονότων (δηλαδή τα λογιστικά στοιχεία - παραστατικά). Επιπλέον, περιλαμβάνουν και πρόσθετα λογιστικά αρχεία, στα οποία καταχωρίζονται επικουρικώς, δεδομένα που βοηθούν προς την κατεύθυνση της λογιστικής αξιοπιστίας. Αυτά τα τελευταία, καλύπτουν τις ανάγκες που αντιμετώπιζαν τα πρόσθετα βιβλία του άρθρου 10 του καταργηθέντος ΚΒΣ, ασφαλώς δε με διαφορετικό πνεύμα.
Επισημαίνεται ότι κανένα λογιστικό αρχείο δεν είναι πλέον θεωρημένο από την αρμόδια Δ.Ο.Υ. Λογιστικό αρχείο, για παράδειγμα, είναι το γνωστό απλογραφικό βιβλίο Εσόδων - Εξόδων, το οποίο μπορεί να τηρείται είτε σε φυσική μορφή, είτε σε φύλλα excel, είτε με την υποστήριξη λογιστικού προγράμματος κ.λπ. Επίσης, λογιστικό αρχείο είναι το Ημερολόγιο του διπλογραφικού συστήματος, στο οποίο καταχωρίζονται τα λογιστικά γεγονότα με ημερολογιακή σειρά, αλλά και όλα τα λοιπά γνωστά βιβλία της πρώην Γ κατηγορίας. Λογιστικό αρχείο τέλος είναι κάθε συγκροτημένο και με τάξη και πληρότητα τηρούμενο βιβλίο, είτε χειρόγραφα είτε μηχανογραφικά, αλλά και κάθε «φάκελος» στον οποίο συγκεντρώνονται πληροφορίες που «συμφωνούν» με τα παραστατικά των συναλλαγών και οδηγούν στην αξιόπιστη κατάρτιση των χρηματοοικονομικών καταστάσεων, καθώς και στην διευκόλυνση του ελεγκτικού έργου. Τα λογιστικά βιβλία τηρούνται στην Ελληνική γλώσσα.
Σημειώνεται επίσης ότι, σε κάθε περίπτωση, στα λογιστικά αρχεία καταχωρίζεται κάθε συναλλαγή και λογιστικό γεγονός της οντότητας, ανεξαρτήτως του ύψους της αξίας που καταγράφεται. Αυτό σημαίνει, κατά ρητή διατύπωση στον νόμο (παρ. 4, άρθρο 3), ότι το κριτήριο της σημαντικότητας δεν έχει εφαρμογή στην καταχώριση των επιπτώσεων των συναλλαγών και των λογιστικών γεγονότων. Επομένως, η οντότητα πρέπει να καταχωρίζει στο λογιστικό της σύστημα όλες τις συναλλαγές και όλα τα λογιστικά γεγονότα και δεν έχει την δυνατότητα να επικαλείται την ασημαντότητα του ποσού μιας συναλλαγής ή την χαμηλή επίπτωση που αυτή θα έχει, ώστε να αποφασίσει την μη καταχώριση.
Λογιστικά αρχεία μπορεί να είναι (Πολ. 1261/2015):
1. Οι βάσεις δεδομένων ενός συστήματος πληροφορικής και οι αναλυτικές και συγκεντρωτικές αναφορές που παράγει, όπως τα κλασικά λογιστικά βιβλία.
Πρόκειται για τα ημερολόγια, τα αναλυτικά και συγκεντρωτικά καθολικά και αναλυτικές απογραφές περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων.
2. Οι τεχνικές προδιαγραφές που χρησιμοποιεί μια βιοτεχνική ή βιομηχανική επιχείρηση για την παραγωγή των προϊόντων και των υπηρεσιών της.
Βιβλίο τεχνικών προδιαγραφών για τον σχεδιασμό και την περιγραφή των χαρακτηριστικών των υπό παραγωγή προϊόντων (πρώην άρθρο 9 ΚΒΣ).
3. Αρχεία στα οποία παρακολουθούνται τα αποθέματα και οι κινήσεις τους κατά ποσότητα ή και αξία. Βιβλίο αποθήκης, με παρακολούθηση των εισαγωγών και των εξαγωγών προς και από τους αποθηκευτικούς χώρους, με καταγραφή και της αντίστοιχης αξίας (πρώην άρθρο 8 ΚΒΣ).
4. Τα κοστολογικά δεδομένα μιας περιόδου στα οποία αποτυπώνεται η συγκέντρωση του κόστους και η κατανομή του στους τελικούς φορείς (προϊόντα και υπηρεσίες). Καταγραφή των στοιχείων του κόστους, με εφαρμογή αποδεκτών μεθόδων κοστολόγησης: Ισοδύναμες μονάδες, Πρότυπο κόστος, Εξατομικευμένο κόστος (άμεσα υλικά, άμεσα εργατικά και Γ.Β.Ε.).
5. Αναλυτικά υπολογιστικά φύλλα σε οποιαδήποτε μορφή, στα οποία γίνεται επεξεργασία δεδομένων για παραγωγή στοιχείων προς αυτούσια χρήση ή περαιτέρω επεξεργασία.
6. Μισθοδοτικές καταστάσεις και λοιπά στοιχεία που απαιτούνται για τη σύνταξή τους, όπως παρουσιολόγια και πίνακες εγκεκριμένων μισθών και παροχών. Αρχείο μισθοδοτικού κόστους και στοιχεία για την διαμόρφωση των μικτών και καθαρών αποδοχών. Κάρτες ηλεκτρονικής παρακολούθησης της προσέλευσης των εργαζομένων και παρουσιολόγια κυρίως σε μειωμένες μορφές απασχόλησης.
7. Τα παντός είδους τηρούμενα πρακτικά των διαφόρων οργάνων διοίκησης της οντότητας. Πρακτικά συνεδριάσεων ΔΣ και ΓΣ των μετόχων, ή οποιαδήποτε πρακτικά τηρούνται από την οντότητα, ώστε να εξακριβώνεται η υλοποίηση των αποφάσεων για θέματα που αφορούν τόσο την εσωτερική λειτουργία, όσο και το εξωτερικό επιχειρηματικό περιβάλλον.
8. Τα στοιχεία (παραστατικά) που εκδίδει μια οντότητα τα οποία συνοδεύουν τη διακίνηση των αποθεμάτων της. Δελτία αποστολής για την διαπίστωση των διακινήσεων, αλλά και την σύνδεση με τα παραστατικά των πωλήσεων, όπου αυτό απαιτείται.
9. Τα τιμολόγια και οι αποδείξεις λιανικής πώλησης που εκδίδει η οντότητα, ή τρίτος για λογαριασμό της, για την πώληση αγαθών και υπηρεσιών. Αντίγραφα παραστατικών πώλησης, σε οποιαδήποτε μορφή.
10. Τα στοιχεία που εκδίδονται για την πληρωμή ή την είσπραξη χρημάτων και χρεογράφων. Ταμειακά παραστατικά που αποδεικνύουν την κίνηση του ταμείου, αλλά και των αξιογράφων.
11. Τα στοιχεία (παραστατικά) που λαμβάνει η οντότητα από τρίτους στο πλαίσιο της λειτουργίας της, όπως στοιχεία διακίνησης αγαθών, τιμολόγια αγοράς, στοιχεία πληρωμών και εισπράξεων και αντίγραφα κίνησης λογαριασμών. Πρόκειται για τα λαμβανόμενα παραστατικά που αφορούν σε συναλλαγές με το εξωτερικό περιβάλλον.
12. Οι παντός είδους συμβάσεις στις οποίες υπεισέρχεται η οντότητα στο πλαίσιο της λειτουργίας της. Σημαντικό αρχείο, βάσει του οποίου σε πολλές περιπτώσεις θεμελιώνεται η ορθότητα και η πληρότητα της έκδοσης παραστατικών. Επισημαίνεται η αναγκαιότητα της υποβολής της Κατάστασης Συμφωνητικών του άρθρου 8, παρ. 16 του Ν 1882/1990, για την ενημέρωση του πληροφοριακού συστήματος taxis με τα απαραίτητα στοιχεία της εκατέρωθεν συμφωνίας των συμβαλλομένων για την διευκόλυνση του ελεγκτικού έργου.
13. Τα παντός είδους έγγραφα για την επικοινωνία με το προσωπικό της και τους τρίτους, περιλαμβανομένων των φορολογικών ασφαλιστικών και λοιπών εποπτικών και ρυθμιστικών αρχών. Αρχείο αλληλογραφίας για την δυνατότητα επαλήθευσης κινήσεων και απόδειξης ορισμένων συναλλαγών.
14. Έγγραφα συντασσόμενα για κάλυψη υποχρεώσεων που προκύπτουν από τη φορολογική (π.χ. δηλώσεις Φ.Π.Α) ή άλλη νομοθεσία (π.χ. ΑΠΔ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ). Αρχεία που αφορούν στη συγκέντρωση δηλώσεων και εγγράφων, σε οποιαδήποτε μορφή, ώστε να προκύπτουν οι υποχρεώσεις προς το Δημόσιο, αλλά και τον ευρύτερο δημόσιο τομέα, καθώς και οι τακτοποιήσεις αυτών.
Πρόσθετα λογιστικά αρχεία του άρθρου 4:
Όπως ήδη σημειώθηκε παραπάνω, η οντότητα τηρεί κατά περίπτωση, πέραν των ως άνω λογιστικών αρχείων και τα πρόσθετα αρχεία (βιβλία) που περιγράφονται στο άρθρο 4 του νόμου, με ημερομηνία αναφοράς την ημερομηνία του ισολογισμού.
Πάντως, οι πληροφορίες που προκύπτουν από αυτά τα πρόσθετα βιβλία, είναι δυνατόν να παρέχονται από άλλα αρχεία που τηρεί η οντότητα ή, ενδεχομένως και από συνδυασμό τηρούμενων αρχείων. Το ζητούμενο, σε κάθε περίπτωση, είναι να εξασφαλίζεται η αξιοπιστία και η πληρότητα του λογιστικού συστήματος.
1. Αρχείο ενσώματων και άυλων πάγιων περιουσιακών στοιχείων.
Στο αρχείο αυτό, με τήρηση αναλυτικής μερίδας, παρακολουθείται η αξία κτήσης κατά την αρχική αναγνώριση, καθώς και κάθε επακόλουθη μεταβολή, δηλαδή προσθήκη, αναπροσαρμογή, απομείωση, διαγραφή και απόσβεση επί του παγίου, με ένδειξη των σωρευτικών ποσών και των ποσών που αφορούν την περίοδο αναφοράς. Στο αρχείο αυτό παρακολουθούνται και τα πλήρως αποσβεσμένα πάγια τα οποία εξακολουθούν να πληρούν τον ορισμό του παγίου περιουσιακού στοιχείου, είτε εξακολουθούν να είναι σε λειτουργία είτε όχι. Πρόκειται για το Μητρώο Παγίων, το οποίο μπορεί να τηρείται σε οποιαδήποτε μορφή, αρκεί να καλύπτει και να παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες.
2. Αρχείο επενδύσεων σε χρεωστικούς τίτλους, τίτλους καθαρής θέσης και λοιπούς τίτλους.
Στο αρχείο αυτό καταχωρίζονται κατά τίτλο τα υπάρχοντα στοιχεία με σύντομη περιγραφή και αναφορά της ποσότητας και της λογιστικής αξίας τους.
3. Αρχείο ιδιόκτητων αποθεμάτων.
Στο αρχείο αυτό καταχωρίζονται:
α) Τα ποσοτικά δεδομένα της φυσικής απογραφής (σύντομη περιγραφή είδους, μονάδα μέτρησης και ποσότητα), κατά είδος και διακεκριμένα για κάθε αποθηκευτικό χώρο.
β) Η κατά μονάδα αξία επιμέτρησης, καθώς και η συνολική αξία επιμέτρησης του κάθε είδους (μέθοδοι αποτίμησης).
γ) Ο προσδιορισμός της ποσότητας των αποθεμάτων δύναται να γίνεται με έμμεσες τεχνικές που είναι αξιόπιστες και κατάλληλα τεκμηριωμένες.
δ) Αναλώσιμα υλικά αγαθά που δεν είναι σημαντικά μπορούν να μην απογράφονται και να κατευθύνονται προς τα αποτελέσματα.
Πρόκειται για το γνωστό Βιβλίο Απογραφών, στο μέτρο που αφορούσε τα αποθέματα.
4. Αρχείο αποθεμάτων τρίτων.
Η οντότητα που έχει στην κατοχή της αποθέματα κυριότητας άλλης οντότητας τηρεί αρχείο στο οποίο καταγράφονται αναλυτικά τα σχετικά αποθέματα, κατά είδος και ποσότητα και διακεκριμένα κατά αποθηκευτικό χώρο.
Βιβλίο Απογραφών για να καλύψει την συγκεκριμένη αναγκαιότητα.
5. Αρχείο λοιπών περιουσιακών στοιχείων.
Στο αρχείο αυτό καταχωρίζονται αναλυτικά κατά είδος τα υπάρχοντα λοιπά περιουσιακά στοιχεία, με σύντομη περιγραφή και αναφορά της ποσότητας, όπου συντρέχει περίπτωση, και της λογιστικής τους αξίας.
Βιβλίο Απογραφών για λοιπά περιουσιακά στοιχεία.
6. Αρχείο λογαριασμών καθαρής θέσης.
Στο αρχείο αυτό καταχωρίζονται αναλυτικά κατά είδος οι λογαριασμοί καθαρής θέσης, με ανάλυση της Ομάδας 4 (Κεφάλαιο, Αποθεματικά, Αποτελέσματα σε νέο).
7. Αρχείο λογαριασμών υποχρεώσεων.
Στο αρχείο αυτό καταχωρίζονται αναλυτικά κατά είδος οι υποχρεώσεις, με αναφορά της ποσότητας, εφόσον συντρέχει τέτοια περίπτωση και της λογιστικής τους αξίας.
8. Αρχείο περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων σε ξένο νόμισμα.
Στο αρχείο αυτό παρακολουθείται η ποσότητα των μονάδων του ξένου νομίσματος για τα επιμέρους περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις που εκφράζονται στο νόμισμα αυτό.
epixeirisi.gr
