Με την ψήφιση του Ν. 4225/2014 καθιερώθηκε η υποχρέωση τήρησης του Ειδικού Βιβλίου Τροποποίησης Ωραρίου και Υπερωριών και από τις 7/1/2014 (ημερομηνία δημοσίευσης του Νόμου), κάθε αλλαγή ή τροποποίηση του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας εργαζομένων, καθώς και η νόμιμη κατά την ισχύουσα νομοθεσία υπερωριακή απασχόληση καταχωρείται υποχρεωτικά πριν την έναρξη πραγματοποίησής της στο νέο αυτό βιβλίο.

Το Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών ισχύει για όλες τις επιχειρήσεις, εκμεταλλεύσεις και εργασίες εν γένει και μπορεί να τηρείται με τη μορφή ημερολογίου ή μηχανογραφημένων σελίδων, που φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης, εκμετάλλευσης ή του εν γένει εργοδότη με την ένδειξη «Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών».

Δεν απαιτείται θεώρησή του από τις αρμόδιες υπηρεσίες του ΣΕΠΕ και πρέπει να τηρείται σε κάθε χώρο εργασίας, δηλαδή τόσο στην έδρα της επιχείρησης όσο και στα υποκαταστήματά της ή άλλες εγκαταστάσεις της.

Στο Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών αναγράφονται σε ξεχωριστές στήλες:

α) το ονοματεπώνυμο και η ειδικότητα του μισθωτού,
β) η ώρα έναρξης και λήξης του ωραρίου εργασίας,
γ) η τροποποίηση που επέρχεται στο ωράριο εργασίας,
δ) η ημερομηνία πραγματοποίησης της τροποποίησης ή της υπέρβασης του νομίμου ωραρίου,
ε) η ώρα έναρξης και λήξης της υπέρβασης του νομίμου ωραρίου,
στ) η αιτία για την οποία πραγματοποιείται η υπερωριακή απασχόληση,
ζ) η ημερομηνία χορήγησης αναπληρωματικής ανάπαυσης (ΡΕΠΟ), όπου απαιτείται,
η) η υπογραφή του εργαζομένου.

Επίσης, πρέπει να διατηρείται από τον εργοδότη επί μια πενταετία από τη συμπλήρωσή του και να τίθεται στη διάθεση των ελεγκτικών οργάνων προς έλεγχο όποτε ζητηθεί. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί, από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα, ότι έχει επέλθει τροποποίηση ωραρίου εργασίας εργαζομένου ή ότι εργαζόμενος απασχολείται υπερωριακώς χωρίς αυτά να έχουν καταχωρηθεί στο Βιβλίο, επιβάλλονται με πράξη του αρμόδιου οργάνου, σε βάρος του εργοδότη οι ανάλογες κυρώσεις.

Ηλεκτρονική υποβολή εντύπων Ε8 και Ε4 μετά τον Ν.4225/2014

Σύμφωνα με το Ν.4225/2014, εξακολουθεί να ισχύει η υποχρέωση του εργοδότη να γνωστοποιεί στο ΣΕΠΕ ηλεκτρονικά, στο πληροφοριακό σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ», εντός του πρώτου δεκαπενθημέρου κάθε μήνα, το έντυπο Ε8 “Γνωστοποίηση πραγματοποιηθείσας υπερωριακής απασχόλησης” για το σύνολο των νομίμων υπερωριών, που πραγματοποιήθηκαν, ανά εργαζόμενο, κατά τον προηγούμενο μήνα.

Αδιευκρίνιστο όμως έχει παραμείνει το αν συνεχίζει να ισχύει η υποχρέωση του εργοδότη στην υποβολή τροποποιητικού εντύπου Ε4 (Πίνακας προσωπικού) στην περίπτωση της αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας.

Να υπενθυμίσουμε, πως σύμφωνα με την υπ. αριθμ. 28153/126/30-8-2013, ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά το έντυπο Ε4 συμπληρωμένο μόνο ως προς τα νέα στοιχεία της αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, την ίδια ημέρα ή το αργότερο εντός δύο (2) εργασίμων ημερών από την ημερομηνία αλλαγής του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας.

Υπάρχουν, όμως, διαφορετικές απόψεις από εργατολόγους και επιθεωρήσεις εργασίας, οι οποίοι επικαλούμενοι την αιτιολογική έκθεση του Ν.4225/2014, υποστηρίζουν πως παρόλο που δεν ορίζεται ρητά στις διατάξεις του νόμου, αν ο εργοδότης καταγράψει στο Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών τα στοιχεία που σχετίζονται με αλλαγές ή τροποποιήσεις του ωραρίου, δεν έχει πλέον την υποχρέωση να υποβάλλει και ηλεκτρονικά τις αλλαγές αυτές με το τροποποιητικό έντυπο Ε4.

Σύμφωνα με το Υπουργείο Εργασίας, πρόκειται να εκδοθεί διευκρινιστική εγκύκλιος μέσα στις επόμενες ημέρες, η οποία θα καταργεί επίσημα αυτή η υποχρέωση.

Άποψή μας είναι, ότι μέχρι την έκδοση της ανωτέρω εγκυκλίου και προκειμένου να διασφαλιστεί πλήρως ο εργοδότης χωρίς να κινδυνεύει από κάποιο άδικο πρόστιμο, σε περίπτωση αλλαγής ή τροποποίησης ωραρίου ή οργάνωσης του χρόνου εργασίας κάποιου εργαζομένου να ακολουθεί τις εξής διαδικασίες:

1. Καταχώρηση της αλλαγής στο Ειδικό Βιβλίο Τροποποίησης Ωραρίου και Υπερωριών πριν την έναρξη πραγματοποίησής της και
2. Υποβολή ηλεκτρονικά του τροποποιητικού εντύπου Ε4 (Τροποποιητικός πίνακας προσωπικού).

Να επισημάνουμε ακόμα, πως δόθηκε σήμερα στη δημοσιότητα ένα έγγραφο του Υπουργείου Εργασίας σχετικά με το ανωτέρω θέμα με αρ. πρωτ. 44493/933/24-1-2014, στο οποίο αναφέρεται πως «όσον αφορά στοιχεία που σχετίζονται με αλλαγές ή τροποποιήσεις του ωραρίου εργασίας ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, ο εργοδότης οφείλει πλέον να τις καταγράφει πριν από την έναρξη πραγματοποίησής τους, στο λεγόμενο Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών, το οποίο θεσμοθετήθηκε με την παράγραφο 1 του άρθρου 80 του Ν.4144/2003 (Α΄88), χωρίς να έχει πλέον την υποχρέωση να υποβάλλει ηλεκτρονικά, εντός δύο ημερών στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ, το τροποποιητικό έντυπο Ε4 όπως προβλεπόταν από την περίπτωση 1 της υποπαραγράφου ΙΑ.13 του άρθρου πρώτου του Ν.4093/2012 (Α΄222) σε συνδυασμό με το άρθρο 4 της υπ. αριθμ. 28153/126/28.08.2013 (Β΄ 2163) Απόφασης του Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας.»

Σημειώνουμε ότι η αναφορά του νόμου στο έγγραφο είναι λάθος, καθώς το Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών θεσμοθετήθηκε με τον Ν.4225/2013.

Το ανωτέρω έγγραφο όμως αποτελεί ατομική απάντηση σε συγκεκριμένο ερώτημα που τέθηκε στο Υπουργείο Εργασίας και τα στελέχη του Υπουργείου εξέφρασαν και στο έγγραφο αυτό την επιφύλαξή τους για περαιτέρω εξέταση των θεμάτων. Επίσης, έπειτα από επικοινωνία μας με το Υπουργείο, μας ενημέρωσαν πως το έγγραφο αυτό δεν εκφράζει την επίσημη θέση του Υπουργείου και πρέπει να ολοκληρωθεί και να κοινοποιηθεί η έκδοση της πολυαναμενόμενης εγκυκλίου.

e-forologia.gr