H επιστημονική ομάδα της Epsilon Net, πιστή στο δόγμα της για την άμεση και τεκμηριωμένη ενημέρωση προς τον κλάδο των Λογιστών, Φοροτεχνικών, Συμβούλων Μισθοδοσίας, Στελεχών Ανθρωπίνου Δυναμικού, αντιλαμβανόμενη τον προβληματισμό των πελατών με βάση τις ραγδαίες αλλαγές στην εργατική και ασφαλιστική νομοθεσία, προσπαθεί να διευκρινίσει σήμερα με ένα πρακτικό άρθρο όλα τα «θολά» σημεία των πρόσφατων αλλαγών που αφήνουν εκτεθειμένους τους εργοδότες και τους συμβούλους τους απέναντι στους ελεγκτικούς μηχανισμούς, οι οποίοι κατά το τελευταίο διάστημα έχουν ενεργοποιηθεί στο έπακρο.

Δυσοίωνα είναι λοιπόν, τα μηνύματα για όλους τους εργοδότες τόσο από το προς ψήφιση νομοσχέδιο όσο και από την τροπολογία που κατατέθηκε πρόσφατα και συνδέεται με την κατάργηση του 48ώρου, που υπήρχε ως παράθυρο για ενημέρωση σχετικά με αλλαγές ή τροποποιήσεις στο ωράριο εργασίας.

Αντιλαμβανόμαστε ότι οι υποχρεώσεις και ευθύνες των λογιστών αυξάνονται. Ιδιαίτερα με τις νέες διατάξεις για λογιστές και επιχειρήσεις, επιβάλλεται πρόστιμο του άρθρου 2 του προς ψήφιση σχεδίου νόμου που συνδέει την ανακρίβεια στην ΑΠΔ (λόγω παράλειψης εργαζομένων) με την αδήλωτη εργασία και επιβάλλει πρόστιμο που ξεπερνάει τις 10.000 ευρώ. Βέβαια, πέραν του νέου Σχεδίου Νόμου, υπάρχουν και πρόσφατες αποφάσεις και εγκύκλιοι οι οποίες έχουν ήδη δημιουργήσει τεράστια αναστάτωση σε λογιστές και εργοδότες είτε γιατί έχουν ήδη επιβληθεί πρόστιμα είτε διότι πρέπει να υπάρξει μια άνευ προηγουμένου κινητοποίηση για την αποφυγή αυτών των προστίμων.

Τις περιπτώσεις αυτές θα προσπαθήσουμε να αναλύσουμε παρακάτω με μοναδικό στόχο την ξεκάθαρη ενημέρωση των επαγγελματιών του κλάδου, κάτι που σαφώς και συνεπάγεται την άμεση ενεργοποίησή τους για την αποφυγή αδικαιολόγητων και υπερβολικών προστίμων.

1. Το νέο Ειδικό Βιβλίο Τροποποίησης Ωραρίου Εργασίας

Συγκεκριμένα, στο Σχέδιο Νόμου με τίτλο “Αναβάθμιση και βελτίωση των μηχανισμών είσπραξης των ασφαλιστικών φορέων, πρόστιμα για την ανασφάλιστη και αδήλωτη εργασία και λοιπές διατάξεις αρμοδιότητας Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας” εισάγεται η υποχρέωση τήρησης Ειδικού Βιβλίου Τροποποίησης Ωραρίου Εργασίας το οποίο μάλιστα συνενώνεται με το υφιστάμενο Ειδικό Βιβλίο Υπερωριών.

Με τη νέα ρύθμιση κάθε αλλαγή ή τροποποίηση του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας εργαζομένων, καταχωρείται υποχρεωτικά πριν την έναρξη πραγματοποίησής της στο Ειδικό βιβλίο που τηρείται υποχρεωτικά από τον εργοδότη, χωρίς να απαιτείται θεώρησή του από τις αρμόδιες υπηρεσίες του ΣΕΠΕ. Το βιβλίο αυτό ισχύει για όλες τις επιχειρήσεις και μπορεί να τηρείται στο χώρο εργασίας, με τη μορφή ημερολογίου ή μηχανογραφημένων σελίδων, που φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης και την ένδειξη “Ειδικό Βιβλίο τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών”, καθώς και να διατηρείται από τον εργοδότη για μια πενταετία και να τίθεται στη διάθεση των ελεγκτικών οργάνων όποτε ζητείται.

Η κατάργηση του 48ώρου

Μια διάταξη που ουκ ολίγα προβλήματα είχε δημιουργήσει σε λογιστές και επιχειρήσεις κατά το παρελθόν και είχε καταργηθεί το τελευταίο έτος, επανέρχεται στο προσκήνιο και κλείνει στην ουσία το «παράθυρο» που ήταν ανοιχτό για κάλυψη έκτακτων αναγκών των επιχειρήσεων αλλά και κάποιων εσκεμμένων μικροπαραβάσεων.

Τι ίσχυε με το Ν.3996/2011
Σε περίπτωση πρόσληψης νέου εργαζόμενου και σε περίπτωση αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, ο εργοδότης υποχρεούται να καταθέσει, γραπτά ή ηλεκτρονικά, συμπληρωματικούς πίνακες προσωπικού μόνο ως προς τα νέα στοιχεία, το αργότερο ως και την ίδια ημέρα πρόσληψης ή της αλλαγής του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και πάντως πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους.

Τι άλλαξε με τον Ν.4093/2012
Η παράγραφος 4 του άρθρου 30 του ν.3996/2011 (Α΄ 170) αντικαθίσταται ως εξής:
«Ο εργοδότης υποχρεούται να καταθέσει συμπληρωματικούς πινάκες προσωπικού ως προς τα μεταβληθέντα στοιχεία:
α) για την πρόσληψη νέου εργαζομένου, το αργότερο την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο,
β) για την αλλαγή ή τροποποίηση του ωραρίου ή την οργάνωση του χρόνου εργασίας την ίδια μέρα ή το αργότερο εντός δύο (2) εργάσιμων ημερών από την ημέρα αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και
γ) για την αλλαγή νόμιμου εκπροσώπου της επιχείρησης ή εκμετάλλευσης και για μεταβολή των αποδοχών των εργαζομένων εντός 15 μερών. Η κατάθεση συμπληρωματικών στοιχείων μπορεί γίνει γραπτά ή ηλεκτρονικά»

Τι θα αλλάξει με βάση το νέο Σχέδιο Νόμου
Κάθε αλλαγή ή τροποποίηση του ωραρίου εργασίας θα καταχωρείται στο Νέο Ειδικό Βιβλίο Τροποποίησης Ωραρίου Εργασίας & Υπερωριών, πριν την έναρξη πραγματοποίησής της.

Τι θα γίνει με την Ηλεκτρονική Υποβολή
Σύνηθες φαινόμενο βέβαια αποτελεί η ασάφεια σε τέτοιου είδους νόμους, αποφάσεις, εγκυκλίους. Έτσι μετά τη συγκεκριμένη τροπολογία, δεν έχει ξεκαθαρίσει το τοπίο με τις ηλεκτρονικές υποβολές:

• για το αν θα συνεχίσει να υφίσταται η υποχρέωση ηλεκτρονικής αναγγελίας της αλλαγής / τροποποίησης ωραρίου μέσω του εντύπου Ε4
• για το αν θα πάψει η υποχρέωση υποβολής Ε4 και ενσωματωθεί η υποχρέωση στο Ε8 που είναι το – μέχρι σήμερα – Ειδικό Βιβλίο Υπερωριών για το οποίο η προθεσμία είναι μέχρι τις 15 του επόμενου, από την πραγματοποίηση υπερωριών, μήνα.

Παραδείγματα

Παράδειγμα 1ο: Έστω βιομηχανία η οποία λόγω π.χ. ασθενείας ενός εργαζομένου, καλούσε κάποιον άλλο για κάλυψη της θέσης. Αν η συγκεκριμένη ανάγκη εμφανιστεί π.χ. κατά το Σάββατο ή την Κυριακή, τότε θα πρέπει «να εκπαιδευτούν» και να αποκτήσουν εργατικές γνώσεις κάποιοι υπεύθυνοι, πέραν των λογιστών ή των υπευθύνων μισθοδοσίας ούτως ώστε να συμπληρώσουν το νέο ειδικό βιβλίο για την τροποποίηση του ωραρίου διότι σε έλεγχο θα επιβληθεί πρόστιμο!

Παράδειγμα 2ο: Έστω Εστιατόριο το οποίο για διευκόλυνση του προσωπικού του αλλάζει το ωράριο 2 εργαζομένων ούτως ώστε αυτός που ήταν να εργαστεί μεσημέρι, να έρθει βράδυ και το αντίστροφο. Αν για τη συγκεκριμένη αλλαγή δεν ενημερωθεί το νέο βιβλίο τότε, αν γίνει έλεγχος, θα επιβληθεί πρόστιμο.

2. Συμβάσεις Εργασίας & Αποδείξεις Πληρωμής στον χώρο εργασίας για όλους!

Σύμφωνα με το αρ.2 της εγκυκλίου 27397/122/19.8.2013, Ειδικός Επιθεωρητής Εργασίας ή Επιθεωρητής Εργασίας που διαπιστώνει την τέλεση των παραβάσεων που αναφέρονται στο εδάφ. β΄ της παρ. 4 και στην παρ.7 άρθρου 24 του Ν.3996/2011 , όπως ισχύει, επιβάλλει διοικητική κύρωση (πρόστιμο), αμελλητί, κατά δέσμια αρμοδιότητα χωρίς προηγούμενη πρόσκληση του εργοδότη για παροχή εξηγήσεων ως κατωτέρω:

Α) Παραβάσεις:

α) Μη επίδειξη ειδικού βιβλίου υπερωριών.
β) Μη επίδειξη βιβλίου ημερησίων δελτίων απασχολουμένου προσωπικού οικοδομικών και τεχνικών έργων.
γ) Μη επίδειξη εντύπων όρων ατομικών συμβάσεων εργασίας του προσωπικού, όπου αυτά τηρούνται (έδρα ή υποκατάστημα ή παράρτημα ή χωριστές εγκαταστάσεις ή κεντρικό σύστημα διοίκησης ή διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, οικονομικές υπηρεσίες κλπ).
δ) Μη επίδειξη εκκαθαριστικών σημειωμάτων αποδοχών προσωπικού για το τελευταίο τουλάχιστον τρίμηνο, όπου αυτά τηρούνται (έδρα ή υποκατάστημα ή παράρτημα ή χωριστές εγκαταστάσεις ή κεντρικό σύστημα διοίκησης ή διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού ή οικονομικές υπηρεσίες κλπ).

Β) Επιβαλλόμενο πρόστιμο για κάθε επιμέρους παράβαση:

α) Για επιχείρηση /εργοδότη με αριθμό εργαζομένων από 1 έως 10 πρόστιμο: Τριακόσια ευρώ (300,00 €).
β) Για επιχείρηση/εργοδότη με αριθμό εργαζομένων από 11 έως 50 πρόστιμο : Χίλια ευρώ (1.000,00 €).
γ) Για επιχείρηση/ εργοδότη με αριθμό εργαζομένων από 51 έως 150 πρόστιμο: Δύο χιλιάδες ευρώ (2.000,00 €).
δ) Για επιχείρηση/ εργοδότη με αριθμό εργαζομένων από 151 έως 250 πρόστιμο: Τρεις χιλιάδες ευρώ (3.000,00 €).
ε) Για επιχείρηση/εργοδότη με αριθμό εργαζομένων από 251 και άνω πρόστιμο: Πέντε χιλιάδες ευρώ (5.000,00 €).

Ιδιαίτερα για τις περιπτώσεις (γ) & (δ) της ενότητας (Α), έχουν επιβληθεί το τελευταίο 2μηνο πλήθος προστίμων τα οποία α) είναι υπερβολικά, β) επιβάλλονται χωρίς να υπάρχει ξεκάθαρη ενημέρωση σχετικά με τον τρόπο και τον τόπο που θα πρέπει να τηρούνται τα συγκεκριμένα έγγραφα.

Ο τόπος τήρησης παραμένει «θολό» τοπίο
· Τι σημαίνει στην ουσία η φράση «οικονομικές υπηρεσίες»;
· Που υφίστανται οι «οικονομικές υπηρεσίες» για μικρές αλλά και για μεσαίες επιχειρήσεις;
· Θεωρείται το Λογιστικό Γραφείο, «οικονομική υπηρεσία»;

Δυστυχώς, όταν οι επιχειρήσεις έχουν εξωτερικό λογιστήριο (σύμφωνα με ανεπίσημη ενημέρωση από το Υπουργείο), αυτό δεν θεωρείται «Οικονομική Υπηρεσία» κάτι που συνεπάγεται ότι θα πρέπει στον χώρο εργασίας να υπάρχουν πρωτότυπα ή αντίγραφα τόσο των όρων ατομικών συμβάσεων εργασίας όσο και των εκκαθαριστικών σημειωμάτων!!! Γίνεται κατανοητό ότι το ζήτημα πρέπει να αντιμετωπιστεί άμεσα από μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις.

Άλλωστε και οι σύμβουλοι (λογιστές, μισθολόγοι, εργατολόγοι) γνώριζαν μέχρι σήμερα ότι οι μοναδικές υποχρεώσεις προς τήρηση στον χώρο εργασίας είναι:
Α) Ειδικό Βιβλίο Καταχώρησης Νεοπροσλαμβανομένου Προσωπικού
Β) Πίνακας Προσωπικού (Ε4)

Άμεση λύση στο πρόβλημα

Σε κάθε χώρο εργασίας θα πρέπει να υπάρχουν υπογεγραμμένες όλες οι συμβάσεις εργασίας των εργαζομένων (Όροι Ατομικής Σύμβασης Εργασίας) αλλά και όλα τα εκκαθαριστικά σημειώματα αποδοχών (Αποδείξεις Πληρωμής) του τελευταίου 3μηνου είτε σε πρωτότυπη μορφή είτε σε αντίγραφο. Αυτό σημαίνει ότι ΑΜΕΣΑ θα πρέπει όλοι οι Λογιστές να προμηθεύσουν τους εργοδότες με τα συγκεκριμένα έγγραφα.

Επίσης συνίσταται η προσοχή των λογιστών όσον αφορά τα εκκαθαριστικά σημειώματα, ούτως ώστε να προσκομίζονται εγκαίρως και άμεσα μετά την εκκαθάριση της μισθοδοσίας του μήνα. Προς ενίσχυση των ανωτέρω σημειώνεται ότι τον προηγούμενο μήνα επιβλήθηκε πρόστιμο σε εργοδότη σε έλεγχο που έγινε στις 10 του μήνα, ο οποίος είχε πληρώσει το προσωπικό τους στις 3 του μήνα αλλά δεν είχε χορηγήσει εκκαθαριστικά σημειώματα!

Τέλος προτείνεται, σε όλα τα Τμήματα Μισθοδοσίας & Ανθρωπίνου Δυναμικού να προβούν άμεσα σε έλεγχο για επιβεβαίωση ότι σε όλους τους εργαζόμενους έχουν χορηγηθεί Συμβάσεις Εργασίας (Έντυπο Όρων Ατομικών Συμβάσεων Εργασίας) και μάλιστα υπάρχει υπογεγραμμένο αντίγραφο στο αρχείο της κάθε επιχείρησης

Παραδείγματα

Παράδειγμα 1ο: Πρατήριο άρτου το οποίο απασχολεί 1 άτομο προσωπικό δέχεται έλεγχο από κλιμάκιο του ΣΕΠΕ και κατά τον έλεγχο δεν υπάρχει αντίγραφο των όρων ατομικής σύμβασης εργασίας του εργαζόμενου ούτε και αντίγραφα αποδείξεων πληρωμής. Επιβάλλεται άμεσα πρόστιμο 600€ (300€ για κάθε παράβαση)!

Παράδειγμα 2ο: Επιχείρηση με Αίθουσα Εκδηλώσεων απασχολεί κάθε Σάββατο 15 σερβιτόρους για την κάλυψη εκδηλώσεων (π.χ. χοροεσπερίδα). Ο λογιστής του εργοδότη έχει προβεί σε όλες τις απαραίτητες ενέργειες πριν την έναρξη της εργασίας (αναγγελία πρόσληψης, πίνακας προσωπικού, βιβλίο νεοπροσλαμβανομένου προσωπικού) αλλά δεν έχει προσκομίσει στους εργαζόμενους τις συμβάσεις εργασίας προς υπογραφή. Κατά τον έλεγχο επιβάλλεται άμεσα πρόστιμο 1000€!

Παράδειγμα 3ο: Εργοστάσιο που απασχολεί 300 εργαζόμενους δέχεται έλεγχο από κλιμάκιο του ΣΕΠΕ και κατά τον έλεγχο δεν υπάρχει αντίγραφο των όρων ατομικής σύμβασης εργασίας για 2 εργαζόμενους. Επιβάλλεται άμεσα πρόστιμο 5000€!

Γίνεται κατανοητό από τα ανωτέρω ότι είναι «υποχρεωτική» η κινητοποίηση όλων των λογιστών, φοροτεχνικών, συμβούλων μισθοδοσίας ούτως ώστε να αποφεύγονται παραλείψεις (αν μπορούν να αποκαλούνται έτσι …) που θα οδηγήσουν – σε μια ιδιαίτερα κρίσιμη οικονομική περίοδο – σε υπέρογκα και πολλές φορές αδικαιολόγητα πρόστιμα.

H Epsilon Net, συνεχίζει να επενδύσει με κάθε κόστος, στην ενημέρωση του κλάδου έχοντας ήδη δρομολογήσει μια Μοναδική περιοδεία σε όλη την Ελλάδα με Δωρεάν Εργατικές Ημερίδες για την απ’ ευθείας ενημέρωση και επίλυση όλων των προβλημάτων που αντιμετωπίζει ο κλάδος.

Του Βασίλη Πρασσά, Διευθυντή Εφαρμογών Payroll & HR της Epsilon Net, Συμβούλου Εργασιακών Θεμάτων

e-forologia.gr